Ding 13. Online kantoortoepassingen

Ik begin wel een beetje blij te worden dat ik al zoveel deed op internet want dan kost me deze postjes wat minder tijd. Tenminste, dat denk ik de hele tijd al en toch zit ik oeverloos door te tikken. Dit wordt er weer zo'n eentje want ik heb nogal gemengde gevoelens over online kantoortoepassingen en dan vooral die Office pakketjes die er nu zijn (en nog aan staan te komen).

Vroeger was niet beter
Vele jaren geleden heb ik Zoho geprobeerd, thans in Yahoo handen als ik het goed heb. Die hadden toen een tekstverwerker, spreadsheet, database en presentatie tools volledig online beschikbaar. Het werkte zelfs nog best aardig maar hoe erg 2.0 ik dan ook mijn focus had en heb, ik kon maar niet bedenken wat nou de echte waarde is van een online kantoortoepassing als je op werkelijk alle pc's een geinstalleerd Office pakket tegenkomt.

Ja, maar je kunt mooi samenwerken in een online officepakket!

Zeker en daar zit nou precies het probleem. Hoe vaak werk je nu echt samen aan een document? Ik bedoel niet dat je het even laat lezen door een ander of om feedback vraagt, ik bedoel dat je met meerdere mensen input en tekst levert aan een document. Nou, wellicht ligt dat aan mij maar dat valt dus eeeeenorm tegen in mijn geval. Ook enkele jaren geleden ben ik, als Google fanaat, gebruik gaan maken van Google Docs en ondanks het feit dat ook dit heel prima werkt, zitten er nog geen 10 documenten in waar ik samen met anderen aan gewerkt heb. De bulk van de documenten zijn zelfs prive documenten, aangezien wij het in huize Snijders gebruiken om gezamenlijke todo lijstjes, adreslijsten en andere overzichtjes bij te houden waarin we beiden kunnen werken. En zelfs dat had net zo goed in een wiki gekund maar dat is toch inherent publiekelijk en via Google Docs deel je het specifiek maar met enkelen eigenlijk.

Samen kunnen werken betekent niet dat alles samen gaat
De hele focus op tegelijk aan/in documenten kunnen werken is absoluut een mooi pluspunt maar het verandert gelijk de hele aard van hoe en waarom je aan documenten werkt. Met de introductie van ShareNet op Windesheim is, mijns inziens, precies dezelfde fout gemaakt: een tool introduceren voor makkelijker samenwerken betekent niet dat je een cultuur van samen willen werken hebt gecreëerd. Mensen grijpen terug naar wat ze kennen en vergelijken het telkens met wat ze hadden. Kijk naar Zoho of Google Docs als concurrent van een Word of WordPerfect (als je dat nog kent) en je ziet dat het totaal niet kan vergelijken qua mogelijkheden, om nog maar niet te spreken van het feit dat anno 2010 de opmaak en bestandsformaten van Microsoft Office de enige echt geaccepteerde standaarden zijn. Probeer jij maar eens een document uit Google Docs te printen of mailen naar een collega binnen of buiten Windesheim. Gegarandeerd dat je een antwoord krijgt waarom je geen Office document gestuurd hebt.


Wil je wel samenwerken, dan werkt het wel heel mooi
Ben je eenmaal opgehouden met te vergelijken en kijk je naar een tool als Google Docs als samenwerkmiddel, dan werkt het wel ineens heel aardig. Vorig jaar nog hebben we een complete beleidsnotitie met meerdere collega's in Google Docs geschreven. Toegegeven, dat had ook uitstekend met versiebeheer en al in ShareNet gekund maar de ervaring om echt letterlijk met meerdere collega's in 1 document te tikken is toch wel bijzonder en niet te reproduceren op ShareNet.


Ook werkt Google Docs in elk geval heel aardig om overzichten, lijsten en soortgelijke documenten openbaar te maken zodat iedereen het kan aanvullen. Het is niet echt samenwerken en lijkt meer op een beperkte wiki functionaliteit maar toch heeft het een meerwaarde en vind ik het zelf vooral handig op weblogs en websites om min of meer dynamische lijsten te tonen. Rob gebruikt het notabene zelf voor de 23dingen website om het schema met de voortgang van de deelnemers bij te laten houden door ons coaches.


Google Docs integreert logischerwijs ook heel mooi met andere Google diensten en het zorgt er, vanuit een volledig ander perspectief dan de samenwerkkant, ook voor dat je binnen GMail alle bijlagen kunt openen en lezen in de webinterface (en mobiele interface!). Via een trucje kun je het ook op je eigen site/blog gebruiken om PDF's en powerpointjes te tonen in de pagina zelf (kan trouwens ook met Zoho) en sinds eind vorig jaar kun je hele mappen delen met anderen. Ze gaan zelfs binnenkort de mogelijkheid aanbieden om alle soorten bestanden op te kunnen slaan waarmee je dan effectief alle soorten bestanden kunt delen met anderen.

En Microsoft dan?
Ook al heeft iedereen het over Google, ook Microsoft staat niet stil. Microsoft Web Apps staat klaar om gelanceerd te worden tegelijk met Microsoft Office 2010 in juni van dit jaar en biedt een integratie tussen bestanden die je op je pc maakt met Office en kunt opslaan/bewerken/delen in de Web Apps omgeving. Dat werkt dan ook weer nog fraaier met Sharepoint 2010 dus ik ben echt heel benieuwd in welke mate ze hun voorsprong kunnen behouden en uitbouwen.

Vooralsnog deel ik het overgrote deel van mijn documenten met mezelf en is het vooral zaak om ze overal tot mijn beschikking te hebben. Documenten zijn bijna allemaal met Office gemaakt en zijn opgeslagen op de pc's waarop ik werk *en* op Dropbox. Die laatste zorgt ervoor dat alles online veilig wordt opgeslagen en wordt gesynchroniseerd naar andere pc's of laptops waar ik op werk. Dat werkt extreem goed voor mij en hoewel ik nieuwe ontwikkelingen voor online toepassingen op de voet volg, zal er een andere behoefte aan mijn kant moeten zijn om over te stappen naar een dergelijke oplossing.